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Les 10 règles d'une réunion Lean

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En tant que praticien du Lean Management, la difficulté réside dans l’application quotidienne de la « Pensée Lean » (Lean Thinking) à tous les aspects de la vie, pas seulement pour la vie professionnelle et encore moins pour l’unique application de projets ou chantiers Lean. Lorsqu’à ŌEDO nous tentons d’inspirer une pensée Lean chez nos Clients, je les encourage à choisir quelque chose qui les gêne, peu importe ce que c’est, et à les faire avancer à partir de là. L’objectif est de faciliter la vie au quotidien en réduisant les gaspillages et / ou en ajoutant de la valeur ; trouver des moyens de simplifier le processus en accélérant ou en éliminant les étapes et les transferts dans la mesure du possible.

Voici un exemple concret. Les réunions sur site, souvent en salle, sont souvent ennuyeuses. Souvent, elles commencent et finissent tard. Habituellement, il n'y a pas d'agenda, ou s'il y en a un, il peut ne pas être structuré. Les notes de réunion et les actions sont floues, ne sont pas envoyées aux participants à temps, et personne ne les regarde sauf 10 minutes avant la réunion suivante (ce qui signifie probablement que ces réunions n’ont pas été achevées ou préparées).

En gardant ces points douloureux à l’esprit, nous tentons de modifier le fonctionnement de nos réunions, ce qui a considérablement amélioré l’efficacité de celles-ci. Les commentaires des clients et des collègues sont très positifs. Les points suivants offrent des suggestions pratiques et faciles à mettre en œuvre pour améliorer vos réunions :

 

1. Énoncez l’objectif de la réunion

En haut de l'ordre du jour de votre réunion, énoncez l'objectif. L’objectif doit répondre aux questions sur lesquelles nous devons discuter, quelles solutions nous avons l’intention de fournir et quelles décisions nous allons prendre. Cela aide à tous les coups, à réduire le temps des réunions.

 

2. Allouez du temps pour chaque sujet de l'ordre du jour

Diviser l’objectif de la réunion en points de l’ordre du jour vous permettra de diviser l’heure de la réunion en vous accordant un nombre déterminé de minutes pour chaque point de l’ordre du jour. Il est peu probable que la réunion prenne du retard, car elle a été définie pour plus d’efficacité, et chacun sait clairement combien de temps il lui reste pour chaque article.

 

3. Désignez un « gardien du temps », un secrétaire, un facilitateur

Si vous voulez respecter l’horloge, vous aurez besoin de quelqu'un pour en être responsable. Le chronométreur suit le temps alloué et documente le temps réellement utilisé. Le secrétaire est responsable de la saisie des points d'action et des notes de réunion, tandis que l'animateur est chargé de gérer l'ensemble du déroulée de la réunion et de son ordre du jour.

 

4. Commencez à l'heure, terminez à l'heure

N’attendez pas les retardataires : commencez à l’heure. Une fois que les gens apprendront que vous ne les attendez pas, ils feront des efforts supplémentaires pour être là à temps. Respectez le temps de chacun en respectant votre emploi du temps et en ne permettant pas que des éléments auxiliaires ou des conversations compromettent votre réunion. Utilisez un « parking à idée » pour tout sujet ou problème qui dépasse le cadre de la réunion mais qui nécessite une discussion plus approfondie.

 

5. Différenciez les notes de réunion VS actions à entreprendre

« Qui a dit quoi ? » est différent de « Qui doit faire quoi avant quand ? » Vous voudrez que votre secrétaire trace les deux séparément afin que la différence soit claire et que les actions à entreprendre ne soient pas perdues.

 

6. Attribuez des responsabilités et une date d'échéance pour les actions à engager

Les éléments à prendre en charge, à résoudre, à apprendre ou à suivre doivent être attribués à des personnes spécifiques. Documentez ces actions avec le nom du responsable. Au fur et à mesure que chacun est identifié, clarifiez et indiquez la date prévue de mise en œuvre de l’action.

 

7. Articuler le but de la prochaine réunion

Lorsque vous terminez votre réunion, définissez votre plan pour la prochaine. Énoncez l’objectif maintenant, avec tout le monde dans la salle, pour que vous soyez d’accord et que les attentes soient gérées.

 

8. Fixez l'heure, la date, le pilote, le secrétaire et gardien du temps de la prochaine réunion

Plus vous travaillerez ici pour mettre les choses en place pour votre prochaine réunion, plus ce sera facile pour tout le monde. Faites pivoter les rôles pour que différentes personnes gèrent différentes parties à chaque réunion. Cela aide également à développer une empathie pour les rôles au sein de l'équipe.

 

9. Effectuer une évaluation rapide de la réunion

Prenez une minute ou moins à la fin pour effectuer une évaluation. Identifiez ce qui était bon et ce qui doit changer / être mieux fait. Demandez-vous si vous êtes restés sur la bonne voie ? Début / fin à l'heure ? Avez-vous atteint votre objectif ? Avons-nous clarifié les prochaines étapes ? Est-ce que tout le monde a participé ? Ce temps a-t-il été bien utilisé ? Que pouvez-vous faire pour améliorer la prochaine réunion ? Notez ces éléments dans le compte-rendu de la réunion.

 

10. Complétez les notes de réunion en direct et envoyez-les immédiatement après

Comme vous avez rédigé les comptes rendus, les notes et les actions de la réunion au fur et à mesure, le document final est prêt à être distribué à la fin de la réunion. Prenez quelques minutes pour examiner votre compte-rendu, ajoutez plus de détails si nécessaire, puis envoyez-les. Les participants recevront le compte-rendu pendant que la réunion est encore fraîche et que les actions sont clairement définies. Tout le monde est au courant de la date et de l'objectif de la prochaine réunion et des personnes qui doivent l'accomplir avant ladite réunion.

Dans un esprit d’amélioration continue et de Lean Management, il est évident que nous n’aurons jamais fini d’apporter des modifications d’amélioration au processus de réunion et que chaque nouvelle réunion apporte quelques détails qui amélioreront la prochaine. Maintenant à vous de faire de vos réunions des réunions Lean. Cliquez ICI pour télécharger une copie d’un modèle d’agenda de de réunion.

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