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Lean Management : Le Rôle des Managers & Animateurs Lean

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Qu’est-ce que le Lean Management ?

La « pensée Lean » a pour ambition de transformer fondamentalement le mode de fonctionnement des entreprises. Les principes Lean d’amélioration continue, de respect des personnes et d’accent mis sans relâche sur la création de valeur pour les Clients incitent les équipes et les entreprises à repenser les pratiques qui les ont guidées pendant des décennies. Une nouvelle approche transformative du travail nécessite également une transformation du leadership. Pour que Lean soit vraiment efficace, il faut une gestion Lean et un pilotage quotidien qui soient efficaces : défendre les principes Lean, offrir des conseils et veiller à ce que le Lean soit utilisé pour optimiser le système organisationnel dans son ensemble afin de générer de la valeur.

La mise en pratique des principes de pilotage Lean nécessite un changement de mentalité : de celle de superviseur à celle d’enseignant et d’entraîneur. Les dirigeants Lean doivent montrer l'exemple en veillant à ce que les principes Lean soient appliqués avec le bon objectif : optimiser durablement la valeur créée pour le Client.

De la même manière qu'il n'y a pas deux transformations Lean identiques, aucune application des principes de pilotage Lean n'est identique. Le Lean Management n'est pas un ensemble de méthodes, d'outils ou de pratiques définis. Ce serait plus précisément défini comme une philosophie de management, une approche à long terme qui cherche systématiquement à améliorer les processus, produits et les services vendus par le biais de changements progressifs et durables.

Jamal Elmehdi, ancien responsable opérationnel de Julien Chevalier (Consultant Associé et fondateur d’ŌEDO) et actuel Lean Manager au sein de la société STÉLIA, a pour habitude de préciser que : « L'essence même du management ne peut pas venir des techniques dites "Lean" et des procédures. Le Management du Lean est de rendre les connaissances productives afin de les transmettre au Client sous forme de valeur ajoutée. Et que de transformer une connaissance en valeur économique physique reste de loin la plus complexe des tâches mais aussi la plus passionnante ». Vous avez ci-dessous notre interprétation des principes du Lean Management, qui peuvent mais doivent surtout vous aider à exploiter tout le potentiel de vos collaborateurs.

 

Fédérez et impliquez vos collaborateurs

L’agilité des entreprises dépend de la capacité de ces mêmes entreprises à utiliser les informations les plus récentes et à s’y adapter. Dans une structure d'entreprise traditionnelle, lorsqu'un dirigeant a pris une décision stratégique et que cette décision a été communiquée à tous les collaborateurs ; le risque de travailler à partir d’une mauvaise décision est grand ce qui n'est pas un moyen efficace de rester en avance sur la concurrence.

Afin de maintenir un rythme d’innovation durable, les entreprises Lean encouragent l’amélioration continue, l’expérimentation et l’apprentissage en leurs seins. Ils reconnaissent que les personnes qui ont les mains sur le produit ont probablement les meilleures idées pour l’améliorer, et encouragent donc chaque idée à être entendue, et mise en œuvre.

L’objectif est de ne pas perdre de temps avec les longues boucles de décisions. Au lieu de cela, ces entreprises développent des canaux de communication simples, partagent les connaissances entre les équipes et reportent leur engagement pour s'assurer que les décisions soient prises avec les informations les plus pertinentes et les plus opportunes possibles.

Pour pratiquer efficacement le Lean Management, les dirigeants doivent donc jouer un rôle fondamentalement différent. Le rôle d'un leader Lean est celui d'un coach. Les leaders Lean alignent leurs équipes sur un objectif commun ; une raison qui devrait guider chaque décision, quelle que soit la taille de l’entreprise. Ils dotent leurs équipes d'outils d’aide à la prise de décision et les encouragent à prendre des décisions rapides qui permettront une croissance durable et compétitive. Les leaders Lean doivent fournir des conseils et direction selon les besoins, mais ils s’appuient principalement sur les compétences, les connaissances et l’expérience de leurs équipes opérationnelles pour faire le nécessaire pour atteindre leur objectif.

 

Créez un environnement d'Amélioration Continue

Par définition, les leaders Lean font confiance et encouragent la méthode scientifique, un moyen par lequel les entreprises peuvent pratiquer l'amélioration continue, ou Kaizen. Claude Lévi-Strauss a dit ceci : « L’esprit scientifique ne fournit pas les bonnes réponses mais pose les bonnes questions ». C’est le rôle des leaders Lean de créer un environnement propice à une amélioration continue, en posant des questions directrices, en aidant les équipes lorsqu’ils testent des hypothèses et célèbrent des améliorations en termes de performances et de processus.

Pour pratiquer efficacement le Lean Management, les dirigeants doivent faire confiance aux compétences, aux connaissances et à l'expérience de leurs collaborateurs. Cela signifie embaucher des personnes intelligentes et ambitieuses, leur donner les outils dont ils ont besoin pour réussir et surtout, se sortir de leur quotidien par un (sur)contrôle toujours plus stressant et pouvant donner de l’incompréhension. Le rôle du responsable n’est pas de faire le travail, ni de micro-gérer l’activité quotidienne, mais de diriger les équipes vers la hiérarchisation du travail approprié, ce qui apportera plus de valeur au Client. Aller sur le Gemba et arrêter la production sont deux techniques que le Lean peut utiliser pour mettre en pratique l’amélioration continue.

 

Allez sur le Gemba, et encouragez l’apprentissage permanent

Une approche progressive et évolutive du changement au niveau organisationnel requiert que tout le monde, en particulier les dirigeants, comprenne clairement l’orientation de ce changement. Le Lean Management incite les dirigeants à se rendre sur le Gemba, le lieu où est créé la valeur ajoutée et où se soldent les problèmes, afin de devenir de meilleurs dirigeants.

Plutôt que de se fier uniquement aux rapports, aux résumés analytiques et à d’autres types d’informations condensées et éditées, les responsables Lean consultent directement la source. Ils écoutent leurs collaborateurs et se familiarisent avec les processus guidant les progrès de leurs organisations. Ils s'efforcent de supprimer tout élément bloquant la livraison au Client. Ils posent des questions pour mieux comprendre le flux de production dans les flux de valeur de l’entreprise. 

De cette manière, le Lean Management profite de la capacité de maximiser la valeur qu’elle apporte à l’organisation ; en prenant des décisions avec une vision claire et holistique de la réalité.

 

⇨ Stoppez la production afin d’assurer la Qualité

Lorsqu'un problème survient, les dirigeants Lean donnent l'exemple en s'attaquant immédiatement au problème avant qu'il ne s'aggrave. Cela s'appelle « arrêter la production », une pratique empruntée au Lean Manufacturing de Toyota (production sans gaspillage ou Muda), selon laquelle une chaîne de montage de voitures arrêterait la production pour résoudre un problème, aussi petit soit-il. Cette pratique tient tout le monde sur la chaîne de montage (ou dans le cas d'un travail de connaissance, d'un flux de valeur) responsable de la livraison d'un produit de haute qualité, de manière constante et régulière.

L'arrêt de production oblige chaque membre de l’entreprise de s’impliquer pour résoudre un problème, comprendre pourquoi cela s'est passé et donner la priorité à la cause racine de ce dernier afin de s'assurer que cela ne se reproduise plus. L’amélioration continue ne peut pas appartenir à un seul dirigeant, mais bien au moyen dont les décisions sont prises aux niveaux des personnels, des équipes et de l’organisation. Il appartient à la direction de gérer les problèmes de type « arrêt de production » avec respect, de sorte que chacun se sente en sécurité pour résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent ; un élément fondamental de l'amélioration continue.

 

Gardez votre entreprise focalisée sur la création de valeur pour vos Clients

Afin de maximiser la création de valeur pour vos Clients, il est essentiel de comprendre comment cette valeur se créée au sein même de votre entreprise, à partir du moment où lla commande est passée jusqu’à ce que le produit (ou service) soit entre les mains du Client. Le Lean est souvent assimilé à l’élimination des gaspillages (Muda) ce qui n’est « pas faux » à certains égards, mais probablement pas comme vous le pensez.

 

⇨ Éliminez les gaspillages (Muda) pour améliorer votre réactivité

Le Lean conventionnel définit le gaspillage à travers les yeux du Client, par tout ce que le Client ne paierait pas volontiers. Les leaders Lean se concentrent sans relâche sur l'élimination de toute activité ou processus qui ne profite pas directement au Client. Une partie de cet effort consiste également à augmenter la vitesse de livraison afin d’augmenter la réactivité.

« Augmenter la vitesse » peut sembler être une charge de travail plus rapide, ce qui pour beaucoup pourrait se traduire par : « Faites plus, faites plus vite, et faites tout en même temps ». Vous avez probablement entendu plus d'une fois que le multi-tâches ne fonctionnait pas. L’un des principes clé du Lean demande aux individus, aux équipes et aux organisations de limiter leurs travaux en cours afin d'éliminer le changement de tâche, le glissement des plannings et les autres pertes associées à un manque de concentration. 

L'élimination des gaspillages dans le travail « organisationnel » ne signifie pas la réduction des coûts ou des emplois Rappelez-vous de la citation ci-dessus : « L'essence de la gestion est de rendre la connaissance productive ». Le but de l'élimination des gaspillages est de pouvoir maximiser l'impact des personnes talentueuses et de les laisser s’exprimer au quotidien au sein de votre entreprise.

 

⇨ Maîtrisez les en-cours : la fonction du Kanban en Lean Management

Comprendre les niveaux des en-cours de production actuels (ou WIP pour Work In Process) est l’un des principaux enjeux en Lean Management, car il permet aux dirigeants de savoir où ils ont le plus besoin de générer de la performance ; par exemple : là où le travail s’empile, là où un processus pourrait être automatisé, … sont des « endroits » où les besoins d’actions Lean doivent interpeller. Des compétences spécifiques sont nécessaires pour que le travail ou les produits continuent de circuler de manière efficace dans votre système de production. Au lieu de perdre du temps à rassembler et analyser les mises à jour de statut à travers des indicateurs, les responsables peuvent jouer ce rôle de mentor Lean qui permettra aux équipes de faire de leur mieux.

Limiter les travaux en cours est presque impossible si ces travaux en cours ne sont pas visibles. C’est pourquoi de nombreuses entreprises utilisent le Kanban comme moyen principal pour pratiquer le Lean. Il incombe à la direction de l’entreprise de limiter le nombre d’interfaces au niveau organisationnel et de donner l’exemple de la limitation des projets en cours.

 

Pratiquez le Lean Management

Tout comme une transformation Lean ne peut pas se produire du jour au lendemain, une transformation Lean ne peut pas être activée avec un commutateur ou un bouton poussoir. Pour de nombreux dirigeants, cela implique d'abandonner nombre des principes qui les ont amenés là où ils se trouvent aujourd’hui.

Mais l'objectif du Lean Management, et l'objectif du Lean dans son ensemble, justifient l'effort à fournir : ce changement permet aux dirigeants de créer des entreprises saines et durables, fondées sur le respect, l'apprentissage et l'amélioration continue. L’approche du Lean Management permet à coup sûr aux dirigeants de laisser un héritage dont ils peuvent être fiers : des carrières consacrées à l’apprentissage, à la croissance et à l’autonomisation des personnes, leur permettant de faire de leur mieux, dans des entreprises qui créent des produits et des offres de services qui apportent une valeur ajoutée réelle à leurs Clients.

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