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Qu'est-ce que le LPS - Last Planner System ?

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Introduction au Last Planner © System

 

Son nom complet est le Last Planner System of Production Control, que l’on peut traduire en Français par Système de contrôle de la production au plus près des opérations. Le contrôle de la production est nécessaire pour les projets afin de faciliter la réalisation des tâches planifiés, de faire ce qui peut être fait pour suivre le plan prévu et, lorsque cela devient impossible, de déterminer des plans d’actions alternatifs permettant d’atteindre les objectifs souhaités. Le système Last Planner © est une marque déposée du Lean Construction Institute, raison pour laquelle le symbole copyright apparaît. 

Le Last Planner © est un système holistique, ce qui signifie que chacune de ses phases est nécessaire pour soutenir la planification et l’exécution de projets Lean. Résistez à la tentation de traiter le système comme un menu dans lequel vous ne sélectionnez que les parties que vous souhaitez utiliser. Le système est organisé en cinq parties principales.

 

OEDO_Last Planner System 

 

Les 5 phases du Last Planner © System

 

Les deux premières phases sont axées sur l'identification du travail à effectuer pour mener à bien un projet Lean ou Lean Construction. La planification de base, première partie, est réalisée au tout début d'un projet. Le travail de planification générale est axé sur l'identification des principales étapes permettant de déterminer le rythme auquel le projet progressera s'il doit réussir. Les jalons sont normalement les dates d'achèvement pour chacune des principales phases du projet et les dates d’autorisation de l'achat des principaux éléments de construction à long terme. Idéalement, les chefs de projets en charge de la conception et de la construction participent à l’élaboration du calendrier du Master Planning. Les chefs de projets en charge de la planification ou « Last Planners », sont les membres de l’équipe chargés de confier l’attribution finale des tâches aux opérationnels et de s’assurer qu’ils disposent du matériel, de l’équipement et des informations nécessaires pour mener à bien leurs tâches. Lors de la phase de conception, les derniers planificateurs sont généralement des chefs de projets d’architecture et d’ingénierie. Pendant la phase de construction, les derniers planificateurs sont généralement des contremaîtres et des chefs d’équipes pour les équipes d’entrepreneurs spécialisés.

 

OEDO_Titre Last Planer System 1

 

La planification de la « phase », deuxième partie, est effectuée deux à trois mois avant le début de chaque phase. La phase dans ce contexte fait référence à une partie du projet qu'il est logique de considérer comme une unité complète. La décomposition des phases d'un projet dépend de la taille et de la complexité des tâches à réaliser, ainsi que des jalons de début et d'achèvement pour les phases identifiées lors de la planification de base. La phase de planification élabore un accord entre les derniers planificateurs sur la manière dont l’ensemble des tâches entre ces deux étapes doivent être achevées.

La planification par phase utilise une approche de planification à « flux tiré », dans laquelle les derniers planificateurs sont très clairs sur la séquence des demandes et des engagements qu'ils prennent les uns avec les autres. L’approche suit une pratique Lean centrale consistant à développer le flux en commençant par la dernière condition requise pour terminer une phase, puis en construisant la séquence de travail au moyen d’une série de demandes clients et d’un engagement fait aux opérationnels sur la définition dont le travail sera transféré d’une opération à l’autre. Ces séances de planification de phase sont des occasions importantes pour l’équipe de déterminer la procédure de cadrage du travail de manière à ce qu’il avance à un rythme soutenu avec des variations limitées.

La troisième partie du Last Planner © System vise à garantir que le travail peut être effectué. C'est la planification préparée par laquelle les Last Planners se tournent vers l'avenir pour évaluer s'il existe des contraintes pour les tâches à venir identifiées lors de la planification de phase. La plupart des équipes prévoient une planification à six semaines, bien que dans le cas de projets complexes, un horizon plus long puisse être justifié. Un plan prospectif est utilisé pour aider l’équipe à se concentrer sur les tâches principales à préparer.

Les contraintes sont des conditions qui empêchent la réalisation d'une tâche planifiée et incluent des préoccupations telles que la disponibilité de la main-d'œuvre et des matériaux, l'accès à l'équipement, les conflits de documents de construction et les permis.

 

OEDO_Définition Contrainte 1

 

Les contraintes sont identifiées et référencées dans un journal, avec la responsabilité de supprimer une contrainte identifiée, ainsi que l’engagement de supprimer chaque contrainte à une date donnée. Une planification de préparation insuffisante est souvent le facteur le plus déterminant dans les défaillances du flux de travail d'un projet. Il est donc essentiel que l'équipe soit présente pour préparer la planification de manière diligente. La planification prête à l'emploi comprend également l'affinement des tâches identifiées lors de la planification de la phase, de manière plus détaillée, à mesure que le travail est mieux compris.

 

OEDO_Définition Contrainte 2

 

Il y a deux aspects supplémentaires de la planification de préparation des tâches qui doivent être pris en compte. Les tâches de la phase de planification qui ne sont pas suffisamment ventilées au niveau des opérations pour la planification de l'exécution quotidienne et hebdomadaire doivent être développées en tâches plus détaillées. C’est également à ce moment que les équipes de projet peuvent, en collaboration, concevoir avec plus de précision la première exécution de leurs opérations au cours de cette phase de travail.

La quatrième partie du Last Planner © System met l'accent sur ce que chaque Last Planner (ou planificateur) fera pour tenir les engagements faits lors de la planification de la phase. Ceci est accompli par la préparation d'un plan de charge hebdomadaire du projet, dans lequel chaque planificateur identifie les tâches que leurs équipes effectueront chaque jour de la semaine suivante. La fiabilité est extrêmement importante dans l’élaboration de ces plans partagés.

 

OEDO_Titre Last Planer System 2

 

La cinquième et dernière partie du Last Planner © System met l'accent sur l'apprentissage de ce que l'équipe a fait. L'apprentissage est une action quotidienne pour les équipes de projet Lean. Le Last Planner © System offre deux possibilités d'apprentissage spécifiques. On passe par la réunion de coordination quotidienne, souvent appelée réunion d’équipe. Lors de cette brève réunion informelle, les planificateurs ont confirmé si leurs équipes avaient bien accompli le travail prévu ce jour-là et, à défaut, les ajustements nécessaires pour rester dans les temps sur une période d’une semaine glissante. Ces ajustements quotidiens sont essentiels, car les ajustements quotidiens sont plus faciles que les ajustements hebdomadaires, et infiniment plus faciles que les ajustements mensuels !

L’autre possibilité d’apprentissage proposée par le Last Planner © System est l’analyse de quelques indicateurs clés. L'un est le pourcentage de plans d’actions clôturés, une mesure du pourcentage de tâches planifiées hebdomadaires qui ont été terminées comme prévu. Une autre mesure est le pourcentage de tâches identifiées au cours de la planification de la phase et qui sont prêtes à commencer comme prévu. Une troisième mesure possible, s’agit du nombre de tâches identifiées dans le plan prévisionnel hebdomadaire.

La réussite de la mise en œuvre du Last Planner © System requiert deux éléments importants. Tout d’abord, vous n’exploiterez pas tout le potentiel du Last Planner System dans un environnement de management autoritaire et de contrôle. Les pratiques de gestion doivent être alignées sur le principe du Lean portant respect des personnes et les chefs de projet doivent se considérer comme des coaches et des facilitateurs de la planification et de l'apprentissage par les derniers planificateurs du projet, et ne surtout pas s’identifier comme des experts techniques.

 

OEDO_Titre Last Planer System 3

 

Deuxièmement, l'utilisation du Last Planner © System est une discipline et, à l'instar de toute autre discipline, telle que l'activité sportive ou la pratique d'un instrument de musique, elle nécessite une pratique quotidienne continue pour devenir d'abord efficace, puis finalement maîtrisé. Faites-en la pierre angulaire de la collaboration des équipes de projet et vous avez franchi une étape importante dans la mise en œuvre d'un projet Lean.

 

OEDO_Accompagnement Lean Construction

 

Pour une première mise en œuvre d’un tel système de planification, n’hésitez surtout par vous faire accompagner par un Coach ou Consultant, qui ne manquera pas de vous apporter les « petits plus » techniques pour le bon fonctionnement de votre planning, mais qui vous accompagnera dans la mise en œuvre et l’organisation de vos différentes réunions.

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